§1. Postanowienia ogólne

1. Organizatorem wydarzenia są: Stowarzyszenie Animatsuri (NIP: 5242700068, KRS: 00000332054, ul. J. Szanajcy 16a m. 9, 03-481 Warszawa) oraz Fundacja FantAZJA (NIP: 1133101344, KRS: 0001045057, ul. J. Szanajcy 16a m. 10, 03-481 Warszawa).
2. Podmiotem odpowiedzialnym za wystawianie dokumentów sprzedażowych (faktur/rachunków) i przyjmowanie płatności jest Fundacja FantAZJA.
3. Wydarzenie – Warszawski Festiwal Kultury Japońskiej Animatsuri 2026, które odbywa się w dniach 17-19 lipca 2026 w EXPO XXI mieszczącym się przy ul Prądzyńskiego 12/14 w Warszawie.
4. Stoisko – wyznaczona powierzchnia handlowa lub promocyjna obsługiwana przez Wystawcę (pełnoletnią osobę fizyczną, przedsiębiorcę lub instytucję). Stoiska dzielą się na trzy kategorie:
   • Stoisko standardowe – przeznaczone do promocji lub sprzedaży towaru przeznaczonego dla każdej grupy wiekowej. Zlokalizowane są w Hali nr 1.
   • Stoisko 18+ – przeznaczone do promocji lub sprzedaży towaru przeznaczonego dla osób pełnoletnich, które stanowią jedyne osoby, które będą mogły je odwiedzić. Zlokalizowane są w Hali nr 3.
   • Stoisko gastronomiczne – przeznaczone do sprzedaży przygotowywanego na miejscu pożywienia. Zlokalizowane są w Hali nr 1 oraz na parkingu EXPO XXI.
5. Wystawca – każda osoba wchodząca w skład obsługi Stoiska. Osoby fizyczne prowadzące sprzedaż we własnym imieniu oświadczają, że czynią to zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
   • Każdy Wystawca przyjętego Stoiska otrzyma specjalną opaskę, którą musi nosić na nadgarstku do zakończenia Wydarzenia.
   • Wspomniana opaska umożliwia przebywanie Wystawcy w strefach Stoisk poza godzinami ich dostępności dla Uczestników Wydarzenia.
   • Wystawca bez opaski nie będzie mógł poruszać się po terenie Wydarzenia, więc również obsługiwać swojego Stoiska. W razie utraty opaski, wydanie nowej opaski będzie się wiązało z pobraniem opłaty za dodatkową osobę obsługującą Stoisko zgodnie z obowiązującym cennikiem.
   • Wystawcy obsługujący Stoisko w trakcie trwania wydarzenia zobowiązują się do przestrzegania ogólnego regulaminu uczestnictwa w wydarzeniu.

§2. Zgłoszenia i proces selekcji

1. Zgłoszenia odbywają się przez system Moje Animatsuri i trwają do wyczerpania miejsca lub do rozpoczęcia wydarzenia.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy akceptacji zgłoszenia bez podania przyczyny, kierując się dbałością o różnorodność oferty i profil wydarzenia.
3. Po akceptacji zgłoszenia przez Organizatora, Wystawca dokonuje wyboru miejsca i usług dodatkowych, co pozwala się zapoznać z ostateczną wyceną Stoiska.
4. Zaakceptowanie wyceny i warunków przez Wystawcę jest równoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem, której postanowienia stanowią zapisy niniejszego Regulaminu.
5. Istnieje możliwość modyfikacji zgłoszenia (zmiany miejsca, lub dokupienia większej jego ilości itp.). W tym wypadku należy się niezwłocznie skontaktować z Organizatorem w celu sprawdzenia, czy jest to w ogóle możliwe. Dodatkowe opłaty z tego tytułu będą podlegać zasadom ustalonym w formie pisemnej z Organizatorem.

§3. Opłaty i Kary Umowne

1. Wystawca zobowiązuje się do wniesienia opłaty w dwóch ratach (po 50% każda).
2. I ratę należy zapłacić w ciągu pięciu dni roboczych od zaakceptowania przez Wystawcę wyceny i warunków w systemie zgłoszeniowym. Termin płatności II raty upływa 17 maja 2026 r.
3. Wystawcy, których Stoiska zostaną przyjęte po 17 maja będą musiały wnieść jedną opłatę w wysokości 100% w ciągu 5 dni od zaakceptowania wyceny i warunków w systemie zgłoszeniowym.
4. Faktura za wniesione opłaty zostanie wystawiona automatycznie po jej zaksięgowaniu. Będzie ona dostęna w systemie zgłoszeniowym oraz wysłana na maila użytego przy zgłoszeniu.
5. W przypadku niedotrzymania terminu płatności II raty lub rezygnacji z udziału w Wydarzeniu po 17 maja, Organizator ma prawo odstąpić od umowy z winy Wystawcy. W takim przypadku Organizator uprawniony jest do naliczenia kary umownej w wysokości 50% całkowitej wartości zamówienia tytułem kosztów rezerwacji i obsługi. Kara zostanie potrącona z wcześniej wniesionej opłaty. Jeśli do tego czasu została wpłacona wyłącznie I rata, to zostanie ona potrącona w całości, gdyż stanowi ona 50% wartości zamówienia.
6. Rezygnacja Stoiska z udziału w Wydarzeniu po 19 czerwca 2026 r. skutkuje obowiązkiem zapłaty kary umownej w wysokości 100% wartości zamówienia tytułem kosztów rezerwacji i obsługi. Kara zostanie potrącona z wcześniej wniesionej opłaty.

§4. Bezpieczeństwo i odpowiedzialność

1. Organizator zapewnia ogólną ochronę obiektu EXPO XXI. Organizator nie ponosi jednak odpowiedzialności za mienie pozostawione na Stoiskach (w szczególności towar i gotówkę). Zaleca się, aby cenne przedmioty były usuwane przez Wystawców na noc.
2. Organizator dokłada należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości dostaw energii elektrycznej. Organizator nie odpowiada za przerwy w dostawie prądu wynikające z awarii sieci zewnętrznej lub przeciążeń spowodowanych przez urządzenia Wystawców niemające stosownych atestów.
3. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność cywilną za szkody wyrządzone osobom trzecim oraz w mieniu obiektu EXPO XXI w obrębie swojego Stoiska.
4. Stoisko gastronomiczne ma obowiązek poinformować o alergenach występujących w potrawach, które są przez nie oferowane.
5. Organizator Wydarzenia nie oferuje usług transportu, każdy Wystawca odpowiedzialny jest za transport swojego towaru we własnym zakresie.
6. Organizator nie będzie odbierał jakichkolwiek przesyłek wysyłanych na teren Wydarzenia przez Wystawców. Przy nieobecności Wystawcy mogącego odebrać taką przesyłkę, dostawca będzie proszony o jej zwrot do nadawcy.
7. Odpowiedzialność za odpowiednie oświetlenie Stoiska leży po stronie Wystawców. Organizator zapewnia minimalne oświetlenie potrzebne do bezpiecznego poruszania się po terenie wydarzenia i stref targowych. Odpowiednia widoczność sprzedawanych produktów nie jest odpowiedzialnością Organizatora.

§5. Zasady BHP i PPOŻ

1. Wszelkie elementy zabudowy stoiska i dekoracje muszą być wykonane z materiałów trudnopalnych i posiadać stosowne certyfikaty bezpieczeństwa. Organizator może nakazać rozbiórkę zabudowy, która zostanie uznana za niebezpieczną. 
2. Zabrania się blokowania dróg ewakuacyjnych, gaśnic oraz hydrantów.
3. Na terenie obiektu obowiązuje całkowity zakaz używania otwartego ognia i pirotechniki.
4. Wszystkie urządzenia elektryczne używane przez Wystawcę na Stoisku muszą być w pełni sprawne i dopuszczone do użytku na terenie Unii Europejskiej. Urządzenia stanowiące zagrożenie dla bezpieczeństwa lub w bezpośredni lub pośredni sposób wpływające na poprawne działanie sieci elektrycznej w miejscu odbywania się Wydarzenia, będą musiały zostać odłączone od prądu. Ich ponowne podłączenie do sieci elektrycznej będzie skutkowało anulowaniem udziału Stoiska w Wydarzeniu i wyproszeniem jego Wystawców bez zwrotu kosztów.

§6. Sprzedaż i godziny pracy

1. Na Wydarzeniu obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży:
   
   1. Alkoholu, wyrobów tytoniowych i wszelkiego rodzaju szeroko pojętych używek;
   2. Broni palnej i białej;
   3. Wszelkich produktów naruszających prawa autorskie, jak np. wykorzystujących nieautoryzowane grafiki, modele, a także będące tzw. bootlegami;
   4. Towarów które w całości lub w części zostały utworzone za pomocą generatywnej sztucznej inteligencji;
   5. Wydruków 3D bez licencji na ich wykorzystanie komercyjne, w tym bez wyraźnego oznaczenia autora modeli, jeśli komercyjna licencja tego wymaga;
   6. Przedmiotów przeznaczonych dla osób pełnoletnich, poza Stoiskami 18+;
   7. Replik broni białej i replik ASG poza Stoiskami 18+, przy czym każdy sprzedany przedmiot z tej kategorii musi zostać niezwłocznie oddany do Patrolowego depozytu. Osoba dokonująca zakupu będzie mogła odebrać przedmiot, gdy będzie opuszczać Wydarzenie;
   8. Napojów wszelkiego typu oraz przygotowywanego na miejscu pożywienia poza Stoiskami gastronomicznymi;
2. Sprzedaż przedmiotów wymienionych punkcie 1. poza miejscami do tego przeznaczonymi lub w ogóle, pomimo całkowitego zakazu ich sprzedaży, może skutkować anulowaniem udziału Stoiska w Wydarzeniu i wyproszeniem Wystawców bez zwrotu kosztów.
3. Akredytacja Stoisk rozpoczyna się w piątek 17 lipca 2026 r. o godzinie 9:00. Wcześniejsze rozstawienie stoiska może być możliwe, ale organizator nie gwarantuje go. W razie takiej potrzeby należy skontaktować się drogą pisemną poprzez wiadomość e-mail na adres wystawcy@animatsuri.pl z Organizatorem w celu ustalenia, czy i w jakim zakresie będzie taka możliwość.
4. Hala nr 1 będzie dostępna dla:
   
   1. Wystawców w godzinach:
      • od 9:00 do 23:00 w piątek 17 lipca 2026,
      • od 7:00 do 23:00 w sobotę 18 lipca 2026,
      • od 7:00 do 20:00 w niedzielę 19 lipca 2026.
   2. Uczestników w godzinach:
      • od 17:00 do 22:00 w piątek 17 lipca 2026,
      • od 9:00 do 21:00 w sobotę 18 lipca 2026,
      • od 9:00 do 15:00 w niedzielę 19 lipca 2026.
5. Stoiska 18+ w Hali nr 3 będą dostępne dla:
   
   1. Wystawców w godzinach:
      • od 9:00 do 23:00 w piątek 17 lipca 2026,
      • od 7:00 do 23:00 w sobotę 18 lipca 2026,
      • od 7:00 do 18:00 w niedzielę 19 lipca 2026.
   2. Uczestników w godzinach:
      • od 17:00 do 22:00 w piątek 17 lipca 2026,
      • od 10:00 do 21:00 w sobotę 18 lipca 2026,
      • od 9:00 do 15:00 w niedzielę 19 lipca 2026.
6. Stoiska gastronomiczne zlokalizowane na parkingu EXPO dla Wystawców będą dostępne od 9:00 w piątek 17 lipca do 20:00 w niedzielę 19 lipca 2026. Ze względu na to, że jest to miejsce ogólnodostępne, dostęp dla Uczestników wydarzenia nie będzie limitowany. Wystawcy w tej strefie sami decydują w jakich godzinach ich Stoisko będzie funkcjonować.
7. Strefy Stoisk poza godzinami wymienionymi w punktach 4-6 będą wyłączone z użytku. Ponadto końcowa godzina dla Wystawców wymieniona przy niedzieli 19 lipca 2026, stanowi godzinę, do której Wystawcy mają zdemontować swoje Stoisko, uprzątnąć je oraz całkowicie opuścić teren EXPO XXI.
8. Wystawcy, którzy nie opuszczą terenu Wydarzenia do tego czasu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności finansowej w razie, gdy ich przedłużona obecność po godzinach wynajmu, spowoduje naliczenie dodatkowych opłat dla Organizatora.
9. Stoisko zobowiązuje się, że będzie gotowe do sprzedaży w godzinach dostępności strefy Stoisk dla Uczestników. W przypadku nieprzewidzianych problemów, które to uniemożliwią, należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie Organizatora, w celu ustalenia dalszych kroków. Brak kontaktu w tej kwestii lub chęci rozwiązania tej sytuacji ze strony Wystawców będzie skutkowało sankcjami związanymi ze zgłaszaniem się Stoiska na kolejnych wydarzeniach Organizatora, a w skrajnych sytuacjach do anulowania Stoiska bez zwrotu kosztów.
10. Stoisko zobowiązuje się do korzystania z wynajmowanej przestrzeni przez cały okres trwania wydarzenia. W przypadku pojawienia się chęci wcześniejszego opuszczenia Stoiska z terenu wydarzenia należy skontaktować z Organizatorem w celu ustalenia, czy istnieje taka możliwość. Opuszczenie strefy wystawców przez Stoisko w trakcie, gdy powinno ono działać, bez wcześniejszych ustaleń z Organizatorem będzie skutkowało sankcjami związanymi ze zgłaszaniem Stoiska na przyszłe wydarzenia Organizatora.
11. Jakakolwiek promocja Stoiska w trakcie wydarzenia, wykraczająca poza jego wynajętą przestrzeń, może skutkować anulowaniem udziału Stoiska w Wydarzeniu i wyproszeniem Wystawców bez zwrotu kosztów. Wyjątek stanowi reklama wykupiona w ramach usług dodatkowych przy zgłoszeniu Stoiska.

§7. Procedura reklamacyjna

1. Wszelkie reklamacje dotyczące warunków technicznych stoiska powinny być zgłaszane niezwłocznie w trakcie trwania wydarzenia do Obsługi Wystawców.
2. Reklamacje po zakończeniu wydarzenia należy składać drogą mailową na adres: wystawcy@animatsuri.pl w terminie 7 dni od zakończenia imprezy.
3. Organizator zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w ciągu 14 dni roboczych od jej otrzymania.

§8. Siła Wyższa

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Regulaminu, jeżeli jest to następstwem Siły Wyższej (np. klęski żywiołowe, epidemie, decyzje organów państwowych, strajki, wojna).
2. W przypadku odwołania wydarzenia z powodu Siły Wyższej, Organizator zwróci wpłacone kwoty pomniejszone o już poniesione, udokumentowane koszty przygotowania wydarzenia, które przypadają proporcjonalnie na Wystawcę.

§9. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych Wystawców są Współadministratorzy: Stowarzyszenie Animatsuri oraz Fundacja FantAZJA.
2. Dane przetwarzane są w celu realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), rozliczeń księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz marketingu bezpośredniego (prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Pełna treść obowiązku informacyjnego dostępna jest w systemie Moje Animatsuri pod adresem: https://moje.animatsuri.pl/politykaprywatnosci. Polityka Prywatności dostępna pod tym adresem stanowi integralną część niniejszego Regulaminu i zawiera wszystkie istotne informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez system zgłoszeniowy.

§10. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
2. Spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.