Regulaminy

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu kulturalnym pod nazwą Warszawski Festiwal Kultury Japońskiej Animatsuri 2026 (zwanym dalej „Festiwalem”).
  2. Organizatorzy: Organizatorami Festiwalu są: Stowarzyszenie Animatsuri (KRS: 0000332054) oraz Fundacja FantAZJA (KRS: 0001045057).
  3. Termin i miejsce: Festiwal odbywa się w dniach 17–19 lipca 2026 r. w Warszawskim Centrum EXPO XXI przy ul. Prądzyńskiego 12/14 w Warszawie.
  4. Festiwal nie jest imprezą masową w rozumieniu Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych.
  5. Festiwal nie stanowi formy wypoczynku dzieci i młodzieży w rozumieniu ustawy o systemie oświaty.
  6. Terenem Festiwalu jest wydzielona przestrzeń EXPO XXI. Uczestnicy mogą przebywać na terenie Festiwalu nieprzerwanie od jego rozpoczęcia do zakończenia w godzinach:
    • od piątku (17.07) od godz. 17:00,
    • do niedzieli (19.07) do godz. 15:00.
  7. Posiadacze biletów jednodniowych uprawnieni są do przebywania na terenie Festiwalu w godzinach:
    • Piątek (17.07): od godz. 17:00 do 23:00,
    • Sobota (18.07): od godz. 8:00 do godz. 23:00,
    • Niedziela (19.07): od godz. 8:00 do godz. 15:00.

§2. Zasady wstępu i bilety

  1. Wstęp na teren Festiwalu jest odpłatny. Warunkiem uczestnictwa jest nabycie biletu oraz posiadanie ważnego dokumentu tożsamości ze zdjęciem (dowód osobisty, legitymacja szkolna/studencka, paszport, aplikacja mObywatel).
  2. Oznaczenie uczestników:
    • Podczas akredytacji Uczestnik otrzymuje opaskę na rękę.
    • Opaska musi być noszona na nadgarstku przez cały czas trwania wydarzenia. Jest ona jedynym dowodem uprawniającym do przebywania na terenie Festiwalu.
    • Zerwana, zgubiona lub uszkodzona opaska traci ważność. Organizator nie wydaje duplikatów – utrata opaski wiąże się z koniecznością ponownego zakupu biletu w cenie obowiązującej w trakcie trwania wydarzenia.
  3. Uczestnicy małoletni:
    • Dzieci do lat 7: Wstęp bezpłatny (100% zniżki).  
    • Dzieci w wieku 7–12 lat: Zniżka 50%.
    • Małoletni powyżej 12. roku życia mogą uczestniczyć samodzielnie bez pełnoletniego opiekuna.
    • Wstęp i pobyt na Festiwalu osób poniżej 12. roku życia jest możliwy wyłącznie w towarzystwie pełnoletniego opiekuna posiadającego bilet. Na opasce małoletniego uczestnika musi znajdować się aktualny numer telefonu do opiekuna. Osoba sprawująca opiekę ma obowiązek pozostawania pod wskazanym numerem telefonu (zapewnienia stałej łączności) przez cały czas przebywania podopiecznego na terenie wydarzenia.
    • Dzieci poniżej 7. roku życia muszą przez cały pobyt na Festiwalu być pod stałą opieką dorosłego opiekuna. Wyjątek stanowi specjalna strefa, w której będzie można pozostawić takie dziecko zgodnie z zasadami zawartymi w jej regulaminie.
    • Od uczestników małoletnich podczas akredytacji wymagana i zbierana będzie Karta Konwentowicza, która dostępna jest do pobrania ze strony Festiwalu. Musi być ona wypełniona i podpisana przez Przedstawiciela Ustawowego. Brak Karty Konwentowicza uniemożliwi udział w Festiwalu. 
    • Dopuszcza się rezygnację z oddania Organizatorowi Karty Konwentowicza na podstawie pisemnego oświadczenia Przedstawiciela Ustawowego. Organizator zastrzega, że brak wiedzy o chorobach, alergiach lub przyjmowanych lekach może uniemożliwić udzielenie optymalnej pomocy medycznej, za co Organizator oraz służby medyczne wydarzenia nie ponoszą odpowiedzialności.
  4. Osoby, które zakupiły bilet w przedsprzedaży, zobowiązane są do okazania kodu QR (w formie elektronicznej lub papierowej) w punkcie akredytacyjnym, a także dokumentu potwierdzającego tożsamość na wezwanie obsługi akredytacji.

§3. Bezpieczeństwo i zasady porządkowe

  1. Nad bezpieczeństwem Festiwalu czuwają Organizatorzy oraz wewnętrzna służba porządkowa zwana „Patrolem”. Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do poleceń Patrolu oraz Organizatorów.
  2. Zakazy
    Na terenie Festiwalu obowiązuje bezwzględny zakaz:
    • Wnoszenia i spożywania alkoholu oraz środków odurzających i psychoaktywnych.
    • Wnoszenia broni palnej, materiałów wybuchowych i pirotechnicznych.
    • Wnoszenia przedmiotów niebezpiecznych (np. noży, broni białej, pałek) oraz ich imitacji posiadających ostre krawędzie lub elementy mogące zagrażać życiu i zdrowiu.
    • Wprowadzania zwierząt (z wyłączeniem psów asystujących oraz zwierząt biorących udział w zaplanowanych punktach programu za zgodą Organizatora).
    • Palenia tytoniu i korzystania z papierosów elektronicznych (e-papierosów) oraz używania innych wyrobów nikotynowych wewnątrz budynków.
  3. Cosplay i repliki:
    • Dopuszcza się wnoszenie niżej wymienionych broni i replik pod wskazanymi warunkami:  Broń palna i pneumatyczna (ASG, paintball, hukowce i inne) wnoszona na teren konwentu musi mieć rozłączony napęd (odłączone akumulatory, puste zasobniki gazu), zwolnioną sprężynę oraz puste magazynki i komory nabojowe, a bezpieczniki ustawione w pozycji bezpiecznej.
    • Ostateczną decyzję o dopuszczeniu repliki/rekwizytu podejmuje Szef Patrolu. Przedmioty uznane za niebezpieczne muszą zostać oddane do bezpłatnego depozytu rekwizytów.
    • Zakazuje się celowania z replik do innych uczestników bez wyraźnej zgody (np. przy pozowaniu do zdjęć) oraz posługiwania się nimi w sposób zagrażający otoczeniu.
  4. Na terenie Festiwalu obowiązuje bezwzględny zakaz przebywania osób znajdujących się pod wpływem alkoholu, środków odurzających, substancji psychotropowych lub innych substancji o podobnym działaniu. Zakaz ten nie dotyczy osób przyjmujących produkty lecznicze zgodnie z zaleceniem lekarza, o ile fakt ten może zostać potwierdzony stosowną dokumentacją medyczną. Osoby naruszające powyższy zakaz, a także wykazujące zachowania agresywne, wulgarne lub naruszające nietykalność cielesną innych uczestników, zostaną usunięte z terenu Festiwalu bez prawa do zwrotu kosztów biletu. Decyzja Organizatora o usunięciu uczestnika jest ostateczna. W sytuacjach zagrażających bezpieczeństwu Organizator wezwie Policję.
  5. Strefy „18+” dostępne są wyłącznie po okazaniu dokumentu potwierdzającego pełnoletność.
  6. Uczestnicy naruszający punkty regulaminu w nieznacznym stopniu dostaną ostrzeżenie w postaci oznaczenia kropką na opasce, 3 kropki są równoznaczne z wydaleniem z terenu festiwalu. Jedno naruszenie skutkuje jedną kropką, w szczególnych sytuacja uczestnik może otrzymać od razu 2 lub 3 kropki, w zależności od stopnia popełnionego czynu.

§4. Odpowiedzialność i kwestie medyczne

  1. Odpowiedzialność Uczestnika: Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez siebie na terenie Festiwalu. Zaleca się wykupienie indywidualnego ubezpieczenia NNW.
  2. Odpowiedzialność Organizatora: Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez opieki, z wyłączeniem rzeczy pozostawionych w szatni lub depozycie (zgodnie z ich regulaminami).
  3. Pomoc medyczna:
    • Na terenie Festiwalu dyżur pełni Zespół Medyczny.
    • W stanach nagłego zagrożenia zdrowia, ratownicy podejmują czynności ratunkowe zgodnie z aktualną wiedzą medyczną i procedurami.
    • Osoby przewlekle chore powinny posiadać przy sobie informację o chorobach i alergiach.
    • Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki zatajenia informacji o stanie zdrowia przez Uczestnika.

§5. Szatnia i Depozyt

  1. Organizator udostępnia Uczestnikom bezpłatną szatnię oraz bezpłatny depozyt rekwizytów.
  2. Działanie szatni reguluje jej regulamin, który będzie dostępny do wglądu w trakcie trwania wydarzenia w miejscu, w którym się ona znajduje. Brak zgody na postanowienia regulaminu szatni, uniemożliwi zostawienie w niej swoich rzeczy.
  3. Zdeponowane rekwizyty są pod stałą opieką Patrolu, który działa przez cały czas trwania wydarzenia.
  4. Ograniczenie odpowiedzialności: W szatni i depozycie nie należy pozostawiać rzeczy wartościowych (np. dokumentów, pieniędzy, laptopów, sprzętu fotograficznego, biżuterii). Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzież, zaginięcie lub uszkodzenie wyżej wymienionych przedmiotów wartościowych pozostawionych w szatni, chyba że zostały one oddane na przechowanie za wyraźnym, pisemnym potwierdzeniem przyjęcia rzeczy wartościowej przez Organizatora.
  5. W przypadku zagubienia numerka z szatni, wydanie rzeczy następuje dopiero po zakończeniu Festiwalu lub po uwiarygodnieniu własności przez Uczestnika, z zastrzeżeniem spisania odpowiedniego protokołu.
  6. W przestrzeni, w której znajduje się szatnia może przebywać wyłącznie jej obsługa lub osoby przez nią wyraźnie do tego miejsca dopuszczone. Wchodzenie samodzielnie za wyznaczony obszar w jakimkolwiek celu bez pozwolenia, jest niedopuszczalne i może prowadzić do wyciągnięcia poważnych konsekwencji wobec osoby, która się tego dopuściła.

§6. Zwroty biletów i zmiany programu

  1. Zgodnie z art. 38. 1. 12) Ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje konsumentowi w odniesieniu do umów o świadczenie usług związanych z wydarzeniami rozrywkowymi, lub kulturalnymi.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie Festiwalu (np. godziny prelekcji, zmiany gości). Zmiany te nie stanowią podstawy do reklamacji lub zwrotu biletu, o ile nie zmieniają one głównego charakteru wydarzenia.
  3. W przypadku odwołania Festiwalu z przyczyn niezależnych od Organizatora (siła wyższa, np. żałoba narodowa, stan epidemii), Organizator poinformuje Uczestników o nowym terminie wydarzenia lub zasadach zwrotu biletów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

§7. Wizerunek i Dane Osobowe (RODO)

  1. Wstęp na teren Festiwalu jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na nieodpłatne utrwalanie wizerunku Uczestnika w formie fotograficznej i filmowej przez Organizatora oraz akredytowane media.
  2. Wizerunek będzie rozpowszechniany w celach dokumentacyjnych i promocyjnych Organizatora (np. relacje w mediach społecznościowych, strona www), jako wizerunek osoby stanowiącej jedynie szczegół całości (zgromadzenia, krajobrazu, imprezy publicznej), zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
  3. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Stowarzyszenie Animatsuri oraz Fundacja FantAZJA. Dane przetwarzane są w celu realizacji umowy (organizacji Festiwalu) oraz zapewnienia bezpieczeństwa. Po zakończeniu wydarzenia dane wrażliwe są usuwane zgodnie z Polityką Prywatności dostępną na stronie systemu Moje Animatsuri.

§8. Postanowienia końcowe

  1. Osoby przebywające na terenie Festiwalu ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone swoim działaniem lub zaniechaniem.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
  3. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej Festiwalu oraz w punkcie akredytacyjnym w trakcie trwania wydarzenia.

§1. Postanowienia ogólne

  1. Organizatorem wydarzenia są: Stowarzyszenie Animatsuri (NIP: 5242700068, KRS: 00000332054, ul. J. Szanajcy 16a m. 9, 03-481 Warszawa) oraz Fundacja FantAZJA (NIP: 1133101344, KRS: 0001045057, ul. J. Szanajcy 16a m. 10, 03-481 Warszawa).
  2. Podmiotem odpowiedzialnym za wystawianie dokumentów sprzedażowych (faktur/rachunków) i przyjmowanie płatności jest Fundacja FantAZJA.
  3. Wydarzenie – Warszawski Festiwal Kultury Japońskiej Animatsuri 2026, które odbywa się w dniach 17-19 lipca 2026 w EXPO XXI mieszczącym się przy ul Prądzyńskiego 12/14 w Warszawie.
  4. Stoisko – wyznaczona powierzchnia handlowa lub promocyjna obsługiwana przez Wystawcę (pełnoletnią osobę fizyczną, przedsiębiorcę lub instytucję). Stoiska dzielą się na trzy kategorie:
    • Stoisko standardowe – przeznaczone do promocji lub sprzedaży towaru przeznaczonego dla każdej grupy wiekowej. Zlokalizowane są w Hali nr 1.
    • Stoisko 18+ – przeznaczone do promocji lub sprzedaży towaru przeznaczonego dla osób pełnoletnich, które stanowią jedyne osoby, które będą mogły je odwiedzić. Zlokalizowane są w Hali nr 3.
    • Stoisko gastronomiczne – przeznaczone do sprzedaży przygotowywanego na miejscu pożywienia. Zlokalizowane są w Hali nr 1 oraz na parkingu EXPO XXI.
  5. Wystawca – każda osoba wchodząca w skład obsługi Stoiska. Osoby fizyczne prowadzące sprzedaż we własnym imieniu oświadczają, że czynią to zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.
    • Każdy Wystawca przyjętego Stoiska otrzyma specjalną opaskę, którą musi nosić na nadgarstku do zakończenia Wydarzenia.
    • Wspomniana opaska umożliwia przebywanie Wystawcy w strefach Stoisk poza godzinami ich dostępności dla Uczestników Wydarzenia.
    • Wystawca bez opaski nie będzie mógł poruszać się po terenie Wydarzenia, więc również obsługiwać swojego Stoiska. W razie utraty opaski, wydanie nowej opaski będzie się wiązało z pobraniem opłaty za dodatkową osobę obsługującą Stoisko zgodnie z obowiązującym cennikiem.
    • Wystawcy obsługujący Stoisko w trakcie trwania wydarzenia zobowiązują się do przestrzegania ogólnego regulaminu uczestnictwa w wydarzeniu.

§2. Zgłoszenia i proces selekcji

  1. Zgłoszenia odbywają się przez system Moje Animatsuri i trwają do wyczerpania miejsca lub do rozpoczęcia wydarzenia.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy akceptacji zgłoszenia bez podania przyczyny, kierując się dbałością o różnorodność oferty i profil wydarzenia.
  3. Po akceptacji zgłoszenia przez Organizatora, Wystawca dokonuje wyboru miejsca i usług dodatkowych, co pozwala się zapoznać z ostateczną wyceną Stoiska.
  4. Zaakceptowanie wyceny i warunków przez Wystawcę jest równoznaczne z zawarciem umowy z Organizatorem, której postanowienia stanowią zapisy niniejszego Regulaminu.
  5. Istnieje możliwość modyfikacji zgłoszenia (zmiany miejsca, lub dokupienia większej jego ilości itp.). W tym wypadku należy się niezwłocznie skontaktować z Organizatorem w celu sprawdzenia, czy jest to w ogóle możliwe. Dodatkowe opłaty z tego tytułu będą podlegać zasadom ustalonym w formie pisemnej z Organizatorem.

§3. Opłaty i Kary Umowne

  1. Wystawca zobowiązuje się do wniesienia opłaty w dwóch ratach (po 50% każda).
  2. I ratę należy zapłacić w ciągu pięciu dni roboczych od zaakceptowania przez Wystawcę wyceny i warunków w systemie zgłoszeniowym. Termin płatności II raty upływa 17 maja 2026 r.
  3. Wystawcy, których Stoiska zostaną przyjęte po 17 maja będą musiały wnieść jedną opłatę w wysokości 100% w ciągu 5 dni od zaakceptowania wyceny i warunków w systemie zgłoszeniowym.
  4. Faktura za wniesione opłaty zostanie wystawiona automatycznie po jej zaksięgowaniu. Będzie ona dostęna w systemie zgłoszeniowym oraz wysłana na maila użytego przy zgłoszeniu.
  5. W przypadku niedotrzymania terminu płatności II raty lub rezygnacji z udziału w Wydarzeniu po 17 maja, Organizator ma prawo odstąpić od umowy z winy Wystawcy. W takim przypadku Organizator uprawniony jest do naliczenia kary umownej w wysokości 50% całkowitej wartości zamówienia tytułem kosztów rezerwacji i obsługi. Kara zostanie potrącona z wcześniej wniesionej opłaty. Jeśli do tego czasu została wpłacona wyłącznie I rata, to zostanie ona potrącona w całości, gdyż stanowi ona 50% wartości zamówienia.
  6. Rezygnacja Stoiska z udziału w Wydarzeniu po 19 czerwca 2026 r. skutkuje obowiązkiem zapłaty kary umownej w wysokości 100% wartości zamówienia tytułem kosztów rezerwacji i obsługi. Kara zostanie potrącona z wcześniej wniesionej opłaty.

§4. Bezpieczeństwo i odpowiedzialność

  1. Organizator zapewnia ogólną ochronę obiektu EXPO XXI. Organizator nie ponosi jednak odpowiedzialności za mienie pozostawione na Stoiskach (w szczególności towar i gotówkę). Zaleca się, aby cenne przedmioty były usuwane przez Wystawców na noc.
  2. Organizator dokłada należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości dostaw energii elektrycznej. Organizator nie odpowiada za przerwy w dostawie prądu wynikające z awarii sieci zewnętrznej lub przeciążeń spowodowanych przez urządzenia Wystawców niemające stosownych atestów.
  3. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność cywilną za szkody wyrządzone osobom trzecim oraz w mieniu obiektu EXPO XXI w obrębie swojego Stoiska.
  4. Stoisko gastronomiczne ma obowiązek poinformować o alergenach występujących w potrawach, które są przez nie oferowane.
  5. Organizator Wydarzenia nie oferuje usług transportu, każdy Wystawca odpowiedzialny jest za transport swojego towaru we własnym zakresie.
  6. Organizator nie będzie odbierał jakichkolwiek przesyłek wysyłanych na teren Wydarzenia przez Wystawców. Przy nieobecności Wystawcy mogącego odebrać taką przesyłkę, dostawca będzie proszony o jej zwrot do nadawcy.
  7. Odpowiedzialność za odpowiednie oświetlenie Stoiska leży po stronie Wystawców. Organizator zapewnia minimalne oświetlenie potrzebne do bezpiecznego poruszania się po terenie wydarzenia i stref targowych. Odpowiednia widoczność sprzedawanych produktów nie jest odpowiedzialnością Organizatora.

§5. Zasady BHP i PPOŻ

  1. Wszelkie elementy zabudowy stoiska i dekoracje muszą być wykonane z materiałów trudnopalnych i posiadać stosowne certyfikaty bezpieczeństwa. Organizator może nakazać rozbiórkę zabudowy, która zostanie uznana za niebezpieczną. 
  2. Zabrania się blokowania dróg ewakuacyjnych, gaśnic oraz hydrantów.
  3. Na terenie obiektu obowiązuje całkowity zakaz używania otwartego ognia i pirotechniki.
  4. Wszystkie urządzenia elektryczne używane przez Wystawcę na Stoisku muszą być w pełni sprawne i dopuszczone do użytku na terenie Unii Europejskiej. Urządzenia stanowiące zagrożenie dla bezpieczeństwa lub w bezpośredni lub pośredni sposób wpływające na poprawne działanie sieci elektrycznej w miejscu odbywania się Wydarzenia, będą musiały zostać odłączone od prądu. Ich ponowne podłączenie do sieci elektrycznej będzie skutkowało anulowaniem udziału Stoiska w Wydarzeniu i wyproszeniem jego Wystawców bez zwrotu kosztów.

§6. Sprzedaż i godziny pracy

  1. Na Wydarzeniu obowiązuje całkowity zakaz sprzedaży:
    1. Alkoholu, wyrobów tytoniowych i wszelkiego rodzaju szeroko pojętych używek;
    2. Broni palnej i białej;
    3. Wszelkich produktów naruszających prawa autorskie, jak np. wykorzystujących nieautoryzowane grafiki, modele, a także będące tzw. bootlegami;
    4. Towarów które w całości lub w części zostały utworzone za pomocą generatywnej sztucznej inteligencji;
    5. Wydruków 3D bez licencji na ich wykorzystanie komercyjne, w tym bez wyraźnego oznaczenia autora modeli, jeśli komercyjna licencja tego wymaga;
    6. Przedmiotów przeznaczonych dla osób pełnoletnich, poza Stoiskami 18+;
    7. Replik broni białej i replik ASG poza Stoiskami 18+, przy czym każdy sprzedany przedmiot z tej kategorii musi zostać niezwłocznie oddany do Patrolowego depozytu. Osoba dokonująca zakupu będzie mogła odebrać przedmiot, gdy będzie opuszczać Wydarzenie;
    8. Napojów wszelkiego typu oraz przygotowywanego na miejscu pożywienia poza Stoiskami gastronomicznymi;
  2. Sprzedaż przedmiotów wymienionych punkcie 1. poza miejscami do tego przeznaczonymi lub w ogóle, pomimo całkowitego zakazu ich sprzedaży, może skutkować anulowaniem udziału Stoiska w Wydarzeniu i wyproszeniem Wystawców bez zwrotu kosztów.
  3. Akredytacja Stoisk rozpoczyna się w piątek 17 lipca 2026 r. o godzinie 9:00. Wcześniejsze rozstawienie stoiska może być możliwe, ale organizator nie gwarantuje go. W razie takiej potrzeby należy skontaktować się drogą pisemną poprzez wiadomość e-mail na adres wystawcy@animatsuri.pl z Organizatorem w celu ustalenia, czy i w jakim zakresie będzie taka możliwość.
  4. Hala nr 1 będzie dostępna dla:
    1. Wystawców w godzinach:
      • od 9:00 do 23:00 w piątek 17 lipca 2026,
      • od 7:00 do 23:00 w sobotę 18 lipca 2026,
      • od 7:00 do 20:00 w niedzielę 19 lipca 2026.
    2. Uczestników w godzinach:
      • od 17:00 do 22:00 w piątek 17 lipca 2026,
      • od 9:00 do 21:00 w sobotę 18 lipca 2026,
      • od 9:00 do 15:00 w niedzielę 19 lipca 2026.
  5. Stoiska 18+ w Hali nr 3 będą dostępne dla:
    1. Wystawców w godzinach:
      • od 9:00 do 23:00 w piątek 17 lipca 2026,
      • od 7:00 do 23:00 w sobotę 18 lipca 2026,
      • od 7:00 do 18:00 w niedzielę 19 lipca 2026.
    2. Uczestników w godzinach:
      • od 17:00 do 22:00 w piątek 17 lipca 2026,
      • od 10:00 do 21:00 w sobotę 18 lipca 2026,
      • od 9:00 do 15:00 w niedzielę 19 lipca 2026.
  6. Stoiska gastronomiczne zlokalizowane na parkingu EXPO dla Wystawców będą dostępne od 9:00 w piątek 17 lipca do 20:00 w niedzielę 19 lipca 2026. Ze względu na to, że jest to miejsce ogólnodostępne, dostęp dla Uczestników wydarzenia nie będzie limitowany. Wystawcy w tej strefie sami decydują w jakich godzinach ich Stoisko będzie funkcjonować.
  7. Strefy Stoisk poza godzinami wymienionymi w punktach 4-6 będą wyłączone z użytku. Ponadto końcowa godzina dla Wystawców wymieniona przy niedzieli 19 lipca 2026, stanowi godzinę, do której Wystawcy mają zdemontować swoje Stoisko, uprzątnąć je oraz całkowicie opuścić teren EXPO XXI.
  8. Wystawcy, którzy nie opuszczą terenu Wydarzenia do tego czasu mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności finansowej w razie, gdy ich przedłużona obecność po godzinach wynajmu, spowoduje naliczenie dodatkowych opłat dla Organizatora.
  9. Stoisko zobowiązuje się, że będzie gotowe do sprzedaży w godzinach dostępności strefy Stoisk dla Uczestników. W przypadku nieprzewidzianych problemów, które to uniemożliwią, należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie Organizatora, w celu ustalenia dalszych kroków. Brak kontaktu w tej kwestii lub chęci rozwiązania tej sytuacji ze strony Wystawców będzie skutkowało sankcjami związanymi ze zgłaszaniem się Stoiska na kolejnych wydarzeniach Organizatora, a w skrajnych sytuacjach do anulowania Stoiska bez zwrotu kosztów.
  10. Stoisko zobowiązuje się do korzystania z wynajmowanej przestrzeni przez cały okres trwania wydarzenia. W przypadku pojawienia się chęci wcześniejszego opuszczenia Stoiska z terenu wydarzenia należy skontaktować z Organizatorem w celu ustalenia, czy istnieje taka możliwość. Opuszczenie strefy wystawców przez Stoisko w trakcie, gdy powinno ono działać, bez wcześniejszych ustaleń z Organizatorem będzie skutkowało sankcjami związanymi ze zgłaszaniem Stoiska na przyszłe wydarzenia Organizatora.
  11. Jakakolwiek promocja Stoiska w trakcie wydarzenia, wykraczająca poza jego wynajętą przestrzeń, może skutkować anulowaniem udziału Stoiska w Wydarzeniu i wyproszeniem Wystawców bez zwrotu kosztów. Wyjątek stanowi reklama wykupiona w ramach usług dodatkowych przy zgłoszeniu Stoiska.

§7. Procedura reklamacyjna

  1. Wszelkie reklamacje dotyczące warunków technicznych stoiska powinny być zgłaszane niezwłocznie w trakcie trwania wydarzenia do Obsługi Wystawców.
  2. Reklamacje po zakończeniu wydarzenia należy składać drogą mailową na adres: wystawcy@animatsuri.pl w terminie 7 dni od zakończenia imprezy.
  3. Organizator zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w ciągu 14 dni roboczych od jej otrzymania.

§8. Siła Wyższa

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Regulaminu, jeżeli jest to następstwem Siły Wyższej (np. klęski żywiołowe, epidemie, decyzje organów państwowych, strajki, wojna).
  2. W przypadku odwołania wydarzenia z powodu Siły Wyższej, Organizator zwróci wpłacone kwoty pomniejszone o już poniesione, udokumentowane koszty przygotowania wydarzenia, które przypadają proporcjonalnie na Wystawcę.

§9. Ochrona danych osobowych (RODO)

  1. Administratorem danych osobowych Wystawców są Współadministratorzy: Stowarzyszenie Animatsuri oraz Fundacja FantAZJA.
  2. Dane przetwarzane są w celu realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), rozliczeń księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz marketingu bezpośredniego (prawnie uzasadniony interes – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  3. Pełna treść obowiązku informacyjnego dostępna jest w systemie Moje Animatsuri pod adresem: https://moje.animatsuri.pl/politykaprywatnosci. Polityka Prywatności dostępna pod tym adresem stanowi integralną część niniejszego Regulaminu i zawiera wszystkie istotne informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez system zgłoszeniowy.

§10. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.
  2. Spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

I. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia konkursu cosplay, zwanego dalej „Konkursem” odbywającego się 18.07.2026 r. w Warszawie podczas wydarzenia „Animatsuri 2026”, zwanego dalej „Konwentem”.
  2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie Animatsuri z siedzibą w Warszawie (03-481), przy ul. Józefa Szanajcy 16A/9, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000332054.
  3. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku, w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U. 2009 Nr 201 poz. 1540).
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego regulaminu w przypadku zmian w obowiązujących przepisach prawa lub z innych niezależnych od niego przyczyn, w tym tzw. siły wyższej.
  5. Udział w Konkursie jest dobrowolny. Przystępując do Konkursu, uczestnik akceptuje wszystkie postanowienia niniejszego regulaminu.
  6. Konkurs będzie oceniany przez Jury powołane przez Organizatora.

II. Warunki uczestnictwa

  1. Uczestnikiem Konkursu może być każda osoba fizyczna, która w dniu rozpoczęcia Konkursu:
    1. zapoznała się i zaakceptowała regulamin ogólny Konwentu oraz niniejszy regulamin,
    2. posiada akredytację uczestnika Konwentu (utrata akredytacji skutkuje wykluczeniem z Konkursu),
    3. występuje w stroju, który nie zdobył wcześniej głównych nagród w innych konkursach cosplay.
  2. Stroje lub rekwizyty, które mogą zanieczyścić lub uszkodzić scenę/sprzęt, bądź stanowią zagrożenie dla zdrowia lub życia, mogą zostać niedopuszczone do prezentacji.
  3. Uczestnik musi wykonać co najmniej 80% stroju samodzielnie. Dopuszczalne są kupne elementy (np. baza obuwia, peruka), ale powinny być dodatkiem do całości.
  4. W zgłoszeniu należy udokumentować proces tworzenia stroju (zdjęcia z etapów prac oraz opis technik albo „build book”). Należy także wskazać elementy wykonane przez osoby trzecie lub zakupione.
  5. Konkurs składa się z:
    1. rundy jury,
    2. próby scenicznej,
    3. występu głównego na scenie.
  6. Obecność na wszystkich częściach jest obowiązkowa – nieobecność skutkuje dyskwalifikacją.
  7. Zgłoszenia należy przesłać wyłącznie za pomocą formularza dostępnego online i zgodnie z jego instrukcjami.
  8. Dozwolone formaty plików:
    1. video: MP4, MKV, WebM,
    2. audio: MP3, WAV, FLAC,
    3. obrazy: JPG, PNG.
  9. Wymogi techniczne materiałów:
    1. proporcje obrazu: 16:9 lub 4:3 (poziomo),
    2. rozdzielczość: min. 720p (zalecane 1080p i wyżej),
    3. brak znaków wodnych stron trzecich (dozwolony autorski znak Uczestnika),
    4. brak naruszenia praw autorskich.
  10. Zgłoszenia w nieprawidłowym formacie będą odsyłane do poprawy. Brak poprawy w ciągu 72 godzin może skutkować odrzuceniem zgłoszenia.
  11. Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 21.06.2026 r. Zgłoszenia po tym terminie nie będą rozpatrywane.
  12. Liczba miejsc jest ograniczona — obowiązuje selekcja, której dokonuje 3-osobowe jury kwalifikacyjne na podstawie zgłoszeń.
  13. Organizator potwierdza otrzymanie zgłoszenia w ciągu trzech dni roboczych. Brak potwierdzenia należy zgłaszać mailowo: cosplay@animatsuri.pl.
  14. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia na dowolnym etapie z uzasadnionych przyczyn (np. niedotrzymanie terminów, naruszenie regulaminu).
  15. Zgłoszenie może zostać odrzucone, jeżeli scenariusz zawiera treści niebezpieczne, nieodpowiednie lub naruszające zasady współżycia społecznego.
  16. Każdy uczestnik może zgłosić tylko jeden strój.
  17. Grupy muszą wyznaczyć lidera jako osobę kontaktową.
  18. Każdy uczestnik Konkursu zobowiązany jest do zachowania odpowiedzialności za swoje zdrowie i czyny – zachowania odpowiedniej ilości snu, spożywanych posiłków i nawadniania organizmu.
  19. Jeśli opieka medyczna stwierdzi, że uczestnik nie może wystąpić, Organizator ma prawo do wykluczenia go z Konkursu.
  20. Niedozwolone są treści:
    1. erotyczne,
    2. z wulgaryzmami,
    3. propagujące nienawiść,
    4. gloryfikujące przemoc lub autoagresję,
    5. niegodne wobec uczestników/publiczności,
    6. inne treści uznane przez Organizatora za nieodpowiednie.

III. Przebieg Konkursu

  1. Kategorie Konkursowe:
    • Grand Prix,
    • Najlepsza Prezentacja Sceniczna,
    • Najlepsze Wykonanie Techniczne,
    • Najlepsza Charakteryzacja.
  2. Kryteria oceny:
    • dobór materiałów,
    • detale i jakość wykonania stroju,
    • stylizacja peruki/włosów,
    • makijaż sceniczny,
    • zgodność z grafikami referencyjnymi,
    • wierność odwzorowania postaci,
    • dopasowanie stroju do sylwetki,
    • ruch sceniczny, świadomość ciała,
    • wartość scenariusza i wykonanie,
    • dykcja i wokalizacja (jeśli występuje tekst),
    • synchronizacja z muzyką, światłem, partnerami.
  3. Czas trwania prezentacji:
    • Solo: 30–90 sekund,
    • Duety: 45–120 sekund,
    • Grupy (3+): 60–190 sekund.
    • Prezentacja stroju (bez scenki): 30–45 sekund.
    • W przypadku potrzeby wydłużenia czasu należy skontaktować się z Opiekunem Konkursu poprzez maila cosplay@animatsuri.pl.
  4. Możliwa jest prezentacja stroju bez scenki fabularnej – wtedy uczestnik bierze udział jedynie w kategoriach: „Wykonanie Techniczne” i „Charakteryzacja”.
  5. Runda Jury prowadzona będzie w języku polskim i angielskim.
  6. Decyzje Jury są ostateczne i niepodważalne.
  7. Organizator i Jury mogą nie przyznać nagrody w danej kategorii.
  8. Nagrody nie podlegają wymianie na ekwiwalent pieniężny.
  9. W przypadku grup, nagroda zostanie przekazana osobie zgłaszającej.
  10. Informacja o wręczeniu nagród zostanie przesłana mailowo. Nieodebranie nagrody w terminie oznacza rezygnację z niej.
  11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakość nagród ufundowanych przez sponsorów.
  12. Ewentualny podatek od nagród ponosi uczestnik.
  13. Zgłoszony i zaakceptowany scenariusz prezentacji jest wiążący. Umieszczenie niezatwierdzonych elementów może skutkować dyskwalifikacją.

IV. Postanowienia końcowe

  1. Uczestnicy konkursu wyrażają zgodę na nieodpłatne prezentacje, powielanie i rozpowszechnianie zdjęć oraz nagrań zawierających ich podobizny wykonanych podczas Festiwalu w celach archiwalnych i promocyjnych oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych uczestnika (zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych; tekst jednolity: Dz. U. 2018 poz. 1000).
  2. W przypadku niektórych nagród, sponsor może wymagać zgody na wykorzystanie wizerunku. Brak zgody oznacza rezygnację z danej nagrody.
  3. Konkurs może zostać odwołany, jeśli liczba zgłoszeń będzie mniejsza niż 10.
  4. Organizator może zakończyć zapisy wcześniej — informacja zostanie ogłoszona min. 48h przed terminem zamknięcia na stronie i wydarzeniu na Facebooku.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do dyskwalifikacji Uczestnika, który wykazał się zachowaniem o niesportowym charakterze, w szczególności brakiem kultury wobec innych uczestników, jury lub obsługi konkursu.
  6. Każda decyzja o upomnieniu lub dyskwalifikacji podejmowana jest indywidualnie i jest ostateczna.
  7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyduje Opiekun Konkursu.
  8. W przypadku zmian w regulaminie, uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową.

I. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa warunki przeprowadzenia konkursu talentów, zwanego dalej „Konkursem”, odbywającego się 17.07.2026 r. w Warszawie podczas wydarzenia „Animatsuri 2026”, zwanego dalej „Konwentem”.
  2. Organizatorem Konkursu jest Stowarzyszenie Animatsuri z siedzibą w Warszawie (03-481), przy ul. Józefa Szanajcy 16A/9, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000332054.
  3. Konkurs nie jest grą losową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku, w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz.U. 2009 Nr 201 poz. 1540).
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego regulaminu w przypadku zmian w obowiązujących przepisach prawa lub z innych niezależnych od niego przyczyn, w tym tzw. siły wyższej.
  5. Przedmiotem konkursu jest wyłonienie najbardziej utalentowanego/ych uczestnika/ów konkursu. Konkurs nie ogranicza rodzaju prezentowanego talentu w ramach objętych niniejszym regulaminem.
  6. Udział w Konkursie jest dobrowolny. Przystępując do Konkursu, uczestnik akceptuje wszystkie postanowienia niniejszego regulaminu.
  7. Konkurs będzie oceniany przez Jury powołane przez Organizatora.

II. Warunki uczestnictwa

  1. Uczestnikiem Konkursu może być każda osoba fizyczna, która w dniu rozpoczęcia Konkursu:
    1. zapoznała się i zaakceptowała regulamin ogólny Konwentu oraz niniejszy regulamin,
    2. posiada akredytację uczestnika Konwentu (utrata akredytacji skutkuje wykluczeniem z Konkursu),
  2. Uczestnik przystępując do konkursu może wziąć w nim udział indywidualnie lub jako część Grupy.
  3. Uczestnik lub Grupa prezentuje swój talent podczas występu na scenie w obecności jury oraz publiczności.
  4. Stroje lub rekwizyty, które mogą zanieczyścić lub uszkodzić scenę/sprzęt, bądź stanowią zagrożenie dla zdrowia lub życia, mogą zostać niedopuszczone do prezentacji.
  5. Obecność na wszystkich częściach jest obowiązkowa – nieobecność skutkuje dyskwalifikacją.
  6. Zgłoszenia należy przesłać wyłącznie za pomocą formularza dostępnego online i zgodnie z jego instrukcjami.
  7. Dozwolone formaty plików:
    1. video: MP4, MKV, WebM,
    2. audio: MP3, WAV, FLAC,
    3. obrazy: JPG, PNG.
  8. Wymogi techniczne materiałów:
    1. proporcje obrazu: 16:9 lub 4:3 (poziomo),
    2. rozdzielczość: min. 720p (zalecane 1080p),
    3. brak znaków wodnych stron trzecich (dozwolony autorski znak Uczestnika),
    4. brak naruszenia praw autorskich.
  9. Zgłoszenia w nieprawidłowym formacie będą odsyłane do poprawy. Brak poprawy w ciągu 72 godzin może skutkować odrzuceniem zgłoszenia.
  10. Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 14.06.2026 r. Zgłoszenia po tym terminie nie będą rozpatrywane.
  11. Liczba miejsc jest ograniczona — obowiązuje selekcja, której dokonuje 3-osobowe jury kwalifikacyjne na podstawie zgłoszeń.
  12. Organizator potwierdza otrzymanie zgłoszenia w ciągu trzech dni roboczych. Brak potwierdzenia należy zgłaszać mailowo: talenty@animatsuri.pl.
  13. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia zgłoszenia na dowolnym etapie z uzasadnionych przyczyn (np. niedotrzymanie terminów, naruszenie regulaminu).
  14. Każdy uczestnik może zgłosić tylko jeden występ.
  15. Grupy muszą wyznaczyć lidera jako osobę kontaktową.
  16. Każdy uczestnik Konkursu zobowiązany jest do zachowania odpowiedzialności za swoje zdrowie i czyny – zachowania odpowiedniej ilości snu, spożywanych posiłków i nawadniania organizmu.
  17. Jeśli opieka medyczna stwierdzi, że uczestnik nie może wystąpić, Organizator ma prawo do wykluczenia go z Konkursu.
  18. Niedozwolone są treści:
    1. erotyczne,
    2. z wulgaryzmami,
    3. propagujące nienawiść,
    4. gloryfikujące przemoc lub autoagresję,
    5. niegodne wobec uczestników/publiczności,
    6. inne treści uznane przez Organizatora za nieodpowiednie.

III. Przebieg Konkursu

  1. Konkurs składa się z:
    • Selekcji online do dnia 17.06.2026,
    • Występów scenicznych,
    • Gali rozdania nagród.
  2. Podczas występów scenicznych przed publicznością:
    • prowadzący zapowie Uczestnika/Uczestników,
    • krótkie przedstawienie Grupy/Solisty,
    • Uczestnik/Uczestnicy zaprezentują się w zaplanowanym przez siebie występie wg zgłoszenia.
  3. Czas trwania prezentacji to 6 min. W uzasadnionych przypadkach, uzgodnionych z organizatorem mailowo, istnieje możliwość wydłużenia występu.
  4. Uczestnik może zgłosić podkład muzyczny, program świateł lub użycie mikrofonu.
  5. Zgłoszony i zaakceptowany scenariusz prezentacji jest wiążący. Umieszczenie niezatwierdzonych elementów może skutkować dyskwalifikacją.
  6. Występy indywidualne i grupowe nie mają oddzielnej kategorii oceniania.
  7. Decyzje Jury są ostateczne i niepodważalne.
  8. Organizator i Jury mogą nie przyznać nagrody w danej kategorii.
  9. Nagrody nie podlegają wymianie na ekwiwalent pieniężny.
  10. W przypadku grup, nagroda zostanie przekazana osobie zgłaszającej.
  11. Informacja o wręczeniu nagród zostanie przesłana mailowo. Nieodebranie nagrody w terminie oznacza rezygnację z niej.
  12. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakość nagród ufundowanych przez sponsorów.
  13. Ewentualny podatek od nagród ponosi uczestnik.

IV. Postanowienia końcowe

    1. Uczestnicy konkursu wyrażają zgodę na nieodpłatne prezentacje, powielanie i rozpowszechnianie zdjęć oraz nagrań zawierających ich podobizny wykonanych podczas Festiwalu w celach archiwalnych i promocyjnych oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych uczestnika (zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych; tekst jednolity: Dz. U. 2018 poz. 1000).
    2. W przypadku niektórych nagród, sponsor może wymagać zgody na wykorzystanie wizerunku. Brak zgody oznacza rezygnację z danej nagrody.
    3. Konkurs może zostać odwołany, jeśli liczba zgłoszeń będzie mniejsza niż 10.
    4. Organizator może zakończyć zapisy wcześniej — informacja zostanie ogłoszona min. 48h przed terminem zamknięcia na stronie i wydarzeniu na Facebooku.
    5. Organizator zastrzega sobie prawo do dyskwalifikacji Uczestnika, który wykazał się zachowaniem o niesportowym charakterze, w szczególności brakiem kultury wobec innych uczestników, jury lub obsługi konkursu.
    6. Każda decyzja o upomnieniu lub dyskwalifikacji podejmowana jest indywidualnie i jest ostateczna.
    7. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem decyduje Opiekun Konkursu.
    8. W przypadku zmian w regulaminie, uczestnicy zostaną poinformowani drogą mailową.
  1. Niniejszy regulamin stanowi integralną część porozumienia pomiędzy Stowarzyszeniem Animatsuri ze wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0000332054, zwanego dalej Organizatorem, a instytucją albo osobą prywatną ubiegającą się o akredytację medialną, zwanych dalej Akredytowanym.
  2. Każde zgłoszenie do bycia Akredytowanym jest traktowane indywidualnie i należy je wysłać na adres email a.bonk@animatsuri.pl. Zgłoszenie powinno zawierać następujące informacje, aby było brane pod uwagę:
    • odnośnik do strony internetowej lub na social media (np. Facebook, Instagram itp.),
    • statystyki (zasięg, ilość subskrypcji/obserwujących itp.),
    • dokumentacja dotychczasowych działań (portfolio, przykładowe relacje itp.),
    • ilość potrzebnych akredytacji wraz z uzasadnieniem,
    • ilość dodatkowych akredytacji wraz z uzasadnieniem (np. na konkurs dla fanów).
  3. Decyzja Organizatora nadejdzie w ciągu siedmiu dni roboczych na adres mailowy podany przy zgłoszeniu.
  4. W przypadku decyzji pozytywnej Akredytowany zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu ogólnego imprezy, jak i dalszych postanowień niniejszego regulaminu. Złamanie postanowień zawartych w którymkolwiek regulaminie będzie skutkowało cofnięciem przyznanej akredytacji.
  5. Ewentualna decyzja o odrzuceniu wniosku przyznania akredytacji medialnej nie wymaga uzasadnienia ze strony Organizatora.
  6. Akredytowany zobowiązuje się do:
    • poinformowania poprzez swoje kanały medialne o udziale w imprezie, wraz z udzieleniem informacji, gdzie można znaleźć szczegóły jej dotyczące,
    • sporządzenia rzetelnej relacji z imprezy i opublikowania jej w ciągu 30 dni od jej zakończenia. Relacja niezależnie od formy powinna opisywać lub przedstawiać przebieg imprezy oraz jej najważniejsze wydarzenia, takie jak np.: konkurs cosplay, koncerty itp. Organizator na prośbę Akredytowanego może doprecyzować ten punkt, na przykład poprzez udostępnienie listy najważniejszych wydarzeń,
    • upoważnienia Organizatora do ewentualnego wykorzystania sporządzonej relacji w całości lub w części (w zależności od potrzeb Organizatora) w celach promocyjnych, lub reklamowych kolejnych wydarzeń Organizatora, przy zachowaniu informacji o autorstwie. Ponadto warto mieć na uwadze, że w przypadku sporządzenia więcej niż jednej relacji (np. pisemnej i zdjęciowej), każda z nich sporządzona jako Akredytowany, może zostać wykorzystana przez Organizatora,
    • udostępnienia sporządzonej relacji zdjęciowej w formie umożliwiającej jej całościowe pobranie (np. wysłanie paczki zip, albo poprzez udostępnienie linka do Google Drive itp.),
    • przestrzegania innych ustaleń z organizatorem, których forma może być jedynie pisemna.
  7. W przypadku niewywiązania się przez Akredytowanego z zobowiązań wymienionych w punkcie 6. trafi on na listę mediów nieobsługiwanych.
  8. W przypadku, gdy Akredytowany nie ma możliwości wywiązać się ze swoich zobowiązań, ma on prawo zrezygnować po uprzednim poinformowaniu Organizatora. Każde takie zgłoszenie będzie łagodniej traktowane niż jego całkowity brak.
  9. Zgłoszenia na akredytację medialną należy składać do dnia 31 października 2025 r. włącznie. Wnioski wysłane po tym terminie będą automatycznie odrzucane.
  10. Akredytowany otrzyma od Organizatora:
    • odpowiednik wejściówki w standardowej cenie we wcześniej ustalonej ilości. Pakiet startowy wchodzący w jej skład jest opisany na stronie internetowej wydarzenia w dziale „Wejściówki”,
    • opaskę na rękę informującą, że Akredytowany jest częścią oficjalnie zatwierdzonych mediów.
  11. Akredytacje medialne są przyznawane w formie kodów do wykorzystania w systemie akredytacji Stowarzyszenia Animatsuri. Należy je wykorzystać przed końcem rezerwacji na imprezę, czyli do dnia 9 listopada 2025 r. włącznie. Po tym terminie wykorzystanie kodów będzie niemożliwe.
  12. Organizator na prośbę Akredytowanego może przechować jego wyposażenie w bezpiecznym miejscu, którym jest Konwentowe Zaplecze.
  13. W sprawach nieuwzględnionych w Regulaminie decydują odpowiednie zapisy Kodeksu Cywilnego i ewentualnie Kodeksu Karnego.
  14. Nieznajomość powyższego Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin ma na celu zapoznanie wolontariusza z podstawowymi zasadami uczestnictwa w wolontariacie, określenie praw i obowiązków wolontariusza oraz sposobu wykonywania świadczeń na zasadzie wolontariatu na rzecz Korzystającego.

Definicje:

  1. Ustawa — Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1491)
  2. Stowarzyszenie Animatsuri — dalej Stowarzyszenie lub Korzystający
  3. Wolontariat — świadczenie usług na zasadach wolontariatu zgodnie z Ustawą
  4. Wolontariusz — osoba fizyczna, mająca podpisaną umowę ze Stowarzyszeniem na świadczenie usług na zasadach wolontariatu określonego w ustawie, niepobierająca za swoje czynności wynagrodzenia.
  5. Porozumienie Wolontariackie — umowa zawarta pomiędzy wolontariuszem a Korzystającym zgodna z załącznikiem do regulaminu.
  6. Karta Wolontariusza — oświadczenie podpisane przez opiekuna prawnego niepełnoletniego wolontariusza na świadczenie usług na zasadach wolontariatu
  7. Wydarzenie — wydarzenie organizowane przez Stowarzyszenie

    §2. Zasady uczestnictwa oraz obowiązki

Zasady uczestnictwa:

  1. Wolontariuszem może zostać:
    • osoba pełnoletnia lub osoba niepełnoletnia, która ukończyła 15. rok życia, wyłącznie za pisemną zgodą opiekuna prawnego, wyrażoną poprzez wypełnienie i podpisanie Karty Wolontariusza.
  2. Wolontariusz zobowiązany jest do:
    • punktualnego stawiennictwa na dyżury i wykonania określonych do przynależnej sekcji obowiązków w trakcie dyżurów
    • noszenia opaski i chusty/haori będących oznaczeniem wolontariusza,
    • stosowania się do poleceń opiekunów i koordynatorów.
  3. Zakaz spożywania alkoholu i substancji odurzających w trakcie trwania konwentu.
  4. W sytuacjach konfliktowych wymagane jest zgłaszanie spraw koordynatorowi/opiekunowi zamiast podejmowania działań samodzielnych.

Obowiązki wolontariusza:

    • Obsługa sekcji zgodnie z przydziałem.
    • Dbanie o wizerunek wydarzenia — uprzejme zachowanie wobec uczestników, gości, prelegentów i innych wolontariuszy.
    • Zapoznanie się z dokumentami udostępnionymi przez Stowarzyszenie oraz przestrzeganie zawartych w nich zasad i procedur.
    • Przestrzeganie zasad BHP, RODO, SOM i procedur bezpieczeństwa ustalonych przez organizatorów.
    • Reagowanie na sytuacje kryzysowe.
    • Obowiązek zachowania trzeźwości i nieprzebywania pod wpływem środków odurzających w trakcie odbywania się konwentu.

§3. Prawa wolontariusza

  1. Prawa wolontariusza:
    • Darmowy wstęp na konwent.
    • Wyżywienie i nocleg zapewnione przez Stowarzyszenie.
    • Zaświadczenie o wolontariacie.
    • Pamiątkowa koszulka oraz pin.
    • Udział w konwencie w czasie wolnym od dyżurów.
    • Wsparcie organizatorów imprezy.
    • W razie pogorszenia stanu zdrowia, lub wypadku losowego, możliwość przerwania uczestnictwa jako wolontariusz.

§4. Zasady odpowiedzialności

  1. Niestosowanie się do regulaminu może skutkować:
    • wydaleniem z terenu konwentu i  wykluczeniem z dalszego uczestnictwa w wydarzeniu
    • rozwiązaniem zawartego porozumienia
    • odmową nawiązania współpracy w przyszłości
  2. Wolontariusz ponosi odpowiedzialność materialną za świadome lub rażące uszkodzenie sprzętu, lub mienia organizatora.

§5. Ubezpieczenie

  1.  Korzystający zapewnia wolontariuszowi ubezpieczenie od następstw od nieszczęśliwych wypadków.

§6. Zasady dot. danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych jest Stowarzyszenie Animatsuri z siedzibą w Warszawie (Józefa Szanajcy 16A / 9, 03-481 Warszawa, KRS 0000332054).
  2. Administratorem danych jest Stowarzyszenie Animatsuri, reprezentowane przez Zarząd, z którym można się skontaktować pod adresem: rodo@animatsuri.pl
  3. Dane osobowe udostępnione Administratorowi podczas współpracy będą przetwarzane zgodnie z przepisami RODO. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zawarte porozumienie wolontariackie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). W zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych oraz ochrony interesów Administratora dane mogą być przetwarzane również na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania współpracy, a po ustaniu świadczenia usług przez okres 10 lat.
  5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych każdej osobie przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz usunięcia danych, z zastrzeżeniem, że prawo do usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym) podlega ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa oraz obowiązków Administratora, w szczególności w zakresie przechowywania dokumentacji związanej z umową wolontariacką przez okres 10 lat.
    Ponadto każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie uniemożliwi współpracę z Korzystającym w ramach wolontariatu. Udzielona zgoda może być cofnięta w każdym momencie współpracy.

§7. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
  2. Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez Zarząd Stowarzyszenia.
  3. Podpisanie porozumienia wolontariackiego oznacza akceptację regulaminu.
  4. Załączniki stanowią integralną część regulaminu.

Pamiętaj!

  • Każda osoba ma prawo do poszanowania swojej godności, a także swoich praw i obowiązków!

  • Jeśli jesteś świadkiem niebezpiecznej sytuacji, lub podejrzanego zachowania, niezwłocznie zgłoś to: Patrolowi/Organizatorom imprezy/Medykom! 

  • Numer do tych osób znajdziesz na odwrocie identyfikatora, który będziesz mieć dopięty na smyczy, dlatego dobrze mieć go pod ręką! Znajdziesz je również w ekipowym FAQ, które dostępne będzie na naszym komunikatorze!

  • Pamiętaj, że najpierw musisz zadbać o swoje bezpieczeństwo, a dopiero potem udzielać go drugiej osobie, jeśli sytuacja wydaje się być ryzykowna, nie wahaj się poprosić o pomoc! 

Echiko

Echiko

I will be back soon

Echiko
Hejka! 👋
Tutaj Echiko! W czym mogę Ci pomóc? 💕
Porozmawiajmy z pomocą: messenger
Wyślij wiadomość na Messengerze