- Warszawski Festiwal Kultury Japońskiej Animatsuri 2025, zwany dalej „Festiwalem”, odbywa się w dniach 18-20 lipca 2025 roku w Warszawskim Centrum EXPO XXI mieszczącym się przy ul. Prądzyńskiego 12/14 w Warszawie, nazywanym dalej skrótowo „EXPO XXI”.
- Organizatorem Festiwalu są Stowarzyszenie Animatsuri (KRS nr 0000332054) oraz Fundacja FantAZJA (KRS nr 0001045057), zwani dalej Organizatorem.
- Festiwal nie stanowi wypoczynku organizowanego w rozumieniu Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. 1991 nr 95 poz. 425).
- Każda osoba, która chce wziąć udział w Festiwalu, musi zakupić bilet pozwalający na uczestnictwo. Ten punkt nie dotyczy wolontariuszy i innych osób zaproszonych przez Organizatora.
- Osoby poniżej siódmego roku życia objęte są 100% zniżką na bilet, aby móc uczestniczyć w Festiwalu. Z kolei osoby od siódmego do dwunastego roku życia podlegają zniżce w wysokości 50%. W obu przytoczonych przypadkach warunkiem jest uczestnictwo w Festiwalu przedstawiciela ustawowego (zwany dalej Opiekunem), pod którego opieką będą znajdować się osoby objęte zniżką. Opiekun musi kupić bilet na uczestnictwo w wydarzeniu w pełnej cenie.
- Dowodem uzyskanej zgody na uczestnictwo w imprezie jest kolorowa opaska na nadgarstku, którą należy pokazywać na każde wezwanie Organizatorów i Patrolu.
- Organizator nie wydaje duplikatów opasek. W przypadku zgubienia lub zniszczenia jej, aby kontynuować uczestnictwo w Festiwalu wymagany będzie ponowny zakup biletu.
- Bilety jednodniowe na dany dzień wydarzenia, uprawniają do przebywania na terenie Festiwalu do godziny 23:00 w piątek 18 lipca i w sobotę 19 lipca oraz do godziny 14:00 w niedzielę 20 lipca 2025 roku.
- Każda osoba, która przybędzie na Festiwal, zobowiązana jest wylegitymować się ważnym dowodem tożsamości ze zdjęciem i datą urodzenia. Osoby, które zakupiły bilety w przedsprzedaży przy akredytacji będą musiały również okazać obsłudze wygenerowany przez system rezerwacji kod QR, który upoważnia do odbioru przysługującego identyfikatora i opaski.
- Osoby niepełnoletnie w dniu uczestnictwa w wydarzeniu są zobowiązane do okazania obsłudze akredytacji poprawnie wypełnioną przez Opiekuna Kartę Konwentowicza lub jego oświadczenie w przypadku, gdy ten jest obecny na Festiwalu. Wspomniane dokumenty muszą być w posiadaniu nieletniego uczestnika przez cały pobyt na Festiwalu.
- Dane uczestnika podawane przy przedsprzedaży biletów i przy odbiorze identyfikatorów, służą tylko i wyłącznie do ewidencji oraz zapewnienia bezpieczeństwa na Festiwalu. Dane te są przetwarzane zgodnie z Ustawą z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych. (Dz.U. 2018 poz. 1000). Po Festiwalu wszystkie dane szczególnie chronione są usuwane.
- Terenem Festiwalu jest teren EXPO XXI. Uczestnikom na terenie Festiwalu wolno przebywać od godziny 17:00 w piątek 18 lipca do godziny 14:00 w niedzielę 20 lipca 2025 roku. Są od tego punktu odstępstwa opisane w punkcie 8. niniejszego regulaminu.
- Na teren Festiwalu nie wolno wprowadzać żadnych zwierząt. Zakaz ten nie dotyczy zwierząt-przewodników osób niepełnosprawnych lub zwierząt będących wprowadzanych jako pomoc dydaktyczna przy prelekcjach, co jest uprzednio uzgadniane z Organizatorami.
- Na teren Festiwalu nie wolno wnosić przedmiotów mogących stanowić zagrożenie zdrowia lub życia uczestników, a w szczególności przedmiotów o odsłoniętym ostrzu, jak również broni łańcuchowych (korbacz, kusarigama, itp.) lub ich imitacji, za wyjątkiem pozbawienia ich cech użytkowych (głowica przymocowana na stałe). Powyższe dotyczy również przedmiotów imitujących broń jak np. rekwizyty do strojów cosplayowych, czy repliki ASG. Ostateczną decyzję w sprawie możliwości wniesienia rzeczy podejmuje Szef Patrolu lub wyznaczona przez niego osoba po obowiązkowej kontroli.
- Patrol i Organizatorzy będą przyjmować w depozyt przedmioty niedopuszczone przez kontrolę, o której mowa w punkcie 14.; mają oni prawo do niewpuszczenia lub usunięcia z terenu imprezy osób niezgadzających się dobrowolnie na przechowywanie tych przedmiotów. Zdeponowane przedmioty mogą zostać udostępnione w konkretnym celu, jak np. na czas konkursu cosplay, czy sesji zdjęciowej, w każdym innym wypadku będą one przechowywane do zakończenia Festiwalu, lub opuszczenia go przez właściciela przedmiotu.
- Podczas trwania Festiwalu zabronione jest kierowanie dopuszczonej broni czy jakiegokolwiek innego niebezpiecznego narzędzia w stronę innego uczestnika z wyjątkiem sytuacji, gdy udzielił na to wyraźną zgodę (np. podczas pozowania do zdjęć).
- Na terenie Festiwalu obowiązuje bezwzględny zakaz posiadania i spożywania napojów alkoholowych, środków psychotropowych i odurzających – w przypadku odnalezienia u uczestnika ww. przedmiotów, nastąpi ich natychmiastowa konfiskata, a w razie sprawiania problemów ze strony uczestnika, dyscyplinarne usunięcie go z terenu Festiwalu. W skrajnych przypadkach może zostać wezwana Policja.
- W budynkach mieszczących się na terenie Festiwalu obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i używania elektronicznych inhalatorów nikotynowych (np. liquidów, e-papierosów itp.), oraz podgrzewaczy tytoniu.
- Organizatorzy nie odpowiadają za szkody moralne i zdrowotne Uczestników Festiwalu. W przypadku zaistnienia sytuacji, w której konieczne będzie podanie uczestnikowi leków, suplementów lub innych środków medycznych przez członków sekcji medycznej wydarzenia, uczestnicy nieletni muszą okazać swoją Kartę Konwentowicza w celu potwierdzenia informacji o ewentualnie występujących alergiach lub przeciwwskazaniach na wyżej wymienione środki. Osoby pełnoletnie z kolei mają obowiązek poinformowania o tym fakcie w trakcie interwencji. W sytuacji zagrożenia życia i braku możliwości otrzymania informacji na wyżej wymienione czynniki, członkowie sekcji medycznej wydarzenia działają intuicyjnie, zgodnie z aktualną wiedzą medyczną. Za brak świadomości, niewiedzę lub podawanie nieprawdziwych informacji, członkowie sekcji medycznej oraz Organizatorzy również nie odpowiadają. Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków każdy uczestnik powinien wykupić samodzielnie przed rozpoczęciem Festiwalu.
- Organizatorzy nie odpowiadają za rzeczy zagubione lub pozostawione bez opieki.
- Osoby znajdujące się pod wpływem środków odurzających i pobudzających, lub pod wpływem alkoholu, a także zachowujące się agresywnie lub wulgarnie będą dyscyplinarnie usuwane z terenu Festiwalu. W skrajnych przypadkach może zostać wezwana Policja.
- Atrakcje i miejsca przeznaczone dla osób pełnoletnich mogą być odwiedzone tylko za każdorazowym okazaniem dowodu osobistego, który stwierdza ukończenie osiemnastu lat.
- Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody materialne spowodowane przez Uczestników Festiwalu – ich sprawcy będą pociągani do odpowiedzialności z użyciem danych osobowych przedstawionych Organizatorowi.
- Priorytet do korzystania z windy mają przede wszystkim osoby ograniczone ruchowo, a następnie Obsługa Festiwalu, a w szczególności wolontariusze Sekcji Medycznej, którzy ze względu na specyfikę swoich obowiązków, muszą często w możliwie jak najkrótszym czasie dostać się do danego miejsca. Każdy uczestnik powinien w odpowiedzialny sposób korzystać z windy.
- Każda akcja reklamowa, jak np. wieszanie plakatów, rozdawanie jakichkolwiek materiałów reklamowych (ulotek, broszur itp.) i innych podobnych, musi być wcześniej skonsultowana z Organizatorem. Złamanie tego punktu może być ukarane dyscyplinarnym usunięciem z terenu Festiwalu, a także mogą zostać wyciągnięte konsekwencje finansowe.
- Każdy uczestnik zobowiązany jest do kulturalnego zachowania, sprzątania po sobie i podporządkowania się decyzjom Organizatorów, Obsługi Festiwalu i Patrolu.
- W salach i strefach przeznaczonych dla Organizatorów mogą przebywać tylko i wyłącznie Organizatorzy oraz osoby upoważnione przez nich do tego.
- Nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu sprawują Organizatorzy, Obsługa Festiwalu i Patrol.
- Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany i uzupełniania programu Festiwalu. Ponadto podstawą do zwrotu części lub całości opłaty akredytacyjnej może być nieodbycie się przynajmniej 10% przewidywanych punktów programu w danym dniu Festiwalu, o ile Organizator nie będzie w stanie zorganizować w tym czasie atrakcji zastępczych o porównywalnej wartości w zamian za atrakcje, które nie mogły się odbyć.
- Opinie przedstawione przez Prelegentów i innych twórców programu w trakcie trwania Festiwalu, należą tylko do nich i niekoniecznie muszą odzwierciedlać zdanie Organizatora.
- Wizerunek uczestników uwieczniony na zdjęciach i nagraniach wideo robionych w trakcie imprezy, może zostać wykorzystany w ramach promocji innych wydarzeń Organizatora.
- Osoby nieprzestrzegające Regulaminu mogą zostać dyscyplinarnie usunięte z terenu Festiwalu.
- Uczestnik relegowany poza konwent w przypadku uporczywego lub znacznego naruszania zasad regulaminu, lub prawa może zostać ukarany zakazem wstępu na imprezy Organizatora o charakterze stałym, lub czasowym. Decyzję każdorazowo podejmuje Szef Patrolu.
- Uczestnictwo w Festiwalu jest równoznaczne z potwierdzeniem znajomości Regulaminu. Regulamin, będzie do wglądu na akredytacji oraz na stanowisku informacji. Ponadto jest dostępny na stronie internetowej Festiwalu: https://festiwal.animatsuri.pl/regulamin-imprezy.
- Uczestnik ma prawo do zrezygnowania z udziału w wydarzeniu. Zrezygnowanie z rezerwacji ze zwrotem opłaty za bilet jest możliwe do dnia 30 czerwca 2025 r. włącznie. Po tym terminie zwrot opłaty za bilet jest niemożliwy. Zwracana opłata za bilet może zostać pomniejszona o opłatę administracyjną.
- W razie zajścia potrzeby wprowadzenia obostrzeń związanych z epidemią wirusa SARS-CoV-2 (lub innego), Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzenia reżimu sanitarnego zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Uczestnicy Festiwalu, którzy będą wykazywać objawy zakażenia wirusem SARS-CoV-2 mogą być zmuszeni opuścić teren Festiwalu bez zwrotu kosztu biletu.
- Nieznajomość treści niniejszego Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.
- W przypadku zdarzenia losowego, takiego jak ogłoszenie żałoby narodowej, zagrożenia epidemiologicznego, poważnej awarii na terenie Festiwalu, a także innych przyczyn losowych, które uniemożliwiają zorganizowanie Festiwalu, a na które Organizator nie ma wpływu, ma on prawo odwołania imprezy, zmiany daty lub miejsca jej odbywania się, bez wcześniejszego uprzedzenia.
- W sprawach nieuwzględnionych w niniejszym Regulaminie decydują odpowiednie zapisy Kodeksu Cywilnego i Kodeksu Karnego.
- Powyższy regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Festiwalu, a także Gości Specjalnych, przedstawicieli Prasy, Wystawców, Patrol, Twórców Atrakcji, Obsługę Festiwalu oraz Organizatorów i innych osób będących na terenie Festiwalu w trakcie jego trwania.
