Media accreditation

Animatsuri is an extraordinary event with a unique atmosphere. A multitude of program points, famous people, concerts, a huge number of cosplayers and much more. All this gives many opportunities to create interesting materials and exposure for media who would like to cooperate with us. So if such cooperation interests you, because you want to pore over cool photos, videos on Youtube, Instagram, or Tiktok, we encourage you to read the terms and conditions below to get yourself an accreditation.

Animatsuri 2024 media regulations

In the event of any inconsistency or discrepancy between the English version and any other language versions of this publication, the Polish language version shall prevail.

  1. These regulations are an integral part of the agreement between Animatsuri Association with entry in the National Court Register (KRS) with the number 0000332054, hereinafter referred to as the Organizer, and the institution or individual applying for media accreditation, hereinafter referred to as the Accredited.
  2. Each application to be an Accredited is treated individually and should be sent to the email address pr@animatsuri.pl or through the contact form on the Festival website. The application should include the following information to be considered:
    • a link to a website or on social media (e.g., Facebook, Instagram, etc.),
    • statistics (reach, number of subscriptions/watchers, etc.),
    • documentation of past activities (porfolio, sample testimonials, etc.),
    • the number of accreditations needed with explanation,
    • the number of additional accreditations with justification (e.g., for a fan contest).
  3. The decision of the Organizer will arrive within seven working days to the email address provided at the time of application.
  4. In the case of a positive decision, the Accredited Person undertakes to comply with the general regulations of the event, as well as further provisions of these regulations. Violation of the provisions contained in any of the regulations will result in the revocation of the granted accreditation.
  5. Any decision to reject an application for media accreditation does not require justification from the Organizer.
  6. The Accredited undertakes to:
    • to inform through their media channels about participation in the event, along with providing information on where to find details of the event,
    • to compile an accurate account of the event and publish it within 30 days of its conclusion. The report, regardless of its form, should describe or depict the event and its highlights, such as: cosplay contest, concerts, etc. The organizer, at the request of the Accredited party, may clarify this point, for example, by providing a list of the most important events,
    • authorize the Organizer to possible use of the prepared report, in whole or in part, for promotional or advertising purposes of the Organizer’s subsequent events, while retaining information on authorship. In addition, it is worth bearing in mind that if more than one report is made (e.g., written and photographic), each report made as an Accredited, may be used by the Organizer,
    • make the compiled photo or video report available in a form that allows it to be downloaded in its entirety (e.g., by sending a zip package, or by providing a link to Google Drive, etc.),
    • comply with other arrangements with the organizer, the form of which can only be in writing.
  7. In the event that the Accredited fails to comply with the obligations listed in Section 6. He or she will be placed on the list of unsupported media, and will have to refund the cost of the accreditations used in accordance with the price list of tickets purchased at the event contained on its website.
  8. In the event that the Accredited party is unable to fulfill its obligations, it has the right to resign after informing the Organizer. Such notification will be treated more leniently than no notification at all.
  9. Applications for media accreditation must be submitted on or before July 7, 2024. Applications sent after this date will be automatically rejected.
  10. The Accredited will receive from the Organizer:
    • The equivalents of Last Minute entrance pass in a predetermined quantity. The entry package included in it is described on the event’s website in the “Entries” section,
    • a black wristband indicating that Accredited is part of the officially approved media.
  11. Media accreditations are granted in the form of codes for use in the Animatsuri Association’s accreditation system. They must be used before the end of booking for the event, that is, on or before July 21st 2024. After this date, it will be impossible to use the codes.
  12. At the request of the Accredited, the Organizer may store his/her equipment in a safe place, which is the Convention Backroom.
  13. In matters not covered by the Regulations, the relevant provisions of the Civil Code and possibly the Criminal Code shall decide.
  14. Ignorance of the above Regulations does not relieve you of the consequences of not complying with them.
Submit your participation

Animatsuri to niezwykłe wydarzenie o niepowtarzalnym klimacie. Multum punktów programu, znane osoby, ogrom cosplayerów i wiele więcej. To wszystko daje wiele możliwości utworzenia ciekawych materiałów i ekspozycji dla mediów, które chciałyby z nami nawiązać współpracę. Szczegóły tej współpracy opisuje poniższy regulamin:

Regulamin mediów

  1. Niniejszy regulamin stanowi integralną część porozumienia pomiędzy Stowarzyszeniem Animatsuri ze wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym o numerze 0000332054, zwanego dalej Organizatorem, a instytucją albo osobą prywatną ubiegającą się o akredytację medialną, zwanych dalej Akredytowanym.
  2. Każde zgłoszenie do bycia Akredytowanym jest traktowane indywidualnie i należy je wysłać na adres email pr@animatsuri.pl. Zgłoszenie powinno zawierać następujące informacje, aby było brane pod uwagę:
    • odnośnik do strony internetowej lub na social media (np. Facebook, Instagram itp.),
    • statystyki (zasięg, ilość subskrypcji itp.),
    • dokumentacja dotychczasowych działań (porfolio, przykładowe relacje itp.),
    • ilość potrzebnych akredytacji wraz z uzasadnieniem,
    • ilość dodatkowych akredytacji wraz z uzasadnieniem (np. na konkurs dla fanów).
  3. Decyzja Organizatora nadejdzie w ciągu siedmiu dni roboczych na adres mailowy podany przy zgłoszeniu.
  4. W przypadku decyzji pozytywnej Akredytowany zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu ogólnego imprezy, jak i dalszych postanowień niniejszego regulaminu. Złamanie postanowień zawartych w którymkolwiek regulaminie będzie skutkowało cofnięciem przyznanej akredytacji.
  5. Ewentualna decyzja o odrzuceniu wniosku przyznania akredytacji medialnej nie wymaga uzasadnienia ze strony Organizatora.
  6. Akredytowany zobowiązuje się do:
    • poinformowania poprzez swoje kanały medialne o udziale w imprezie, wraz z udzieleniem informacji, gdzie można znaleźć szczegóły jej dotyczące,
    • sporządzenia rzetelnej relacji z imprezy i opublikowania jej w ciągu 30 dni od jej zakończenia. Relacja niezależnie od formy powinna opisywać lub przedstawiać przebieg imprezy oraz jej najważniejsze wydarzenia, takie jak np.: konkurs cosplay, koncerty itp. Organizator na prośbę Akredytowanego może doprecyzować ten punkt, na przykład poprzez udostępnienie listy najważniejszych wydarzeń,
    • upoważnienia Organizatora do ewentualnego wykorzystania sporządzonej relacji w całości lub w części w celach promocyjnych, lub reklamowych kolejnych imprez Organizatora, przy zachowaniu informacji o autorstwie. Ponadto warto mieć na uwadze, że w przypadku sporządzenia więcej niż jednej relacji (np. pisemnej i zdjęciowej), każda z nich sporządzona jako Akredytowany, może zostać wykorzystana przez Organizatora,
    • udostępnienia sporządzonej relacji zdjęciowej w formie umożliwiającej jej całościowe pobranie (np. wysłanie paczki zip, albo na Google Drive itp.),
    • przestrzegania innych ustaleń z organizatorem, których forma może być jedynie pisemna.
  7. Akredytowany może zostać Patronem Medialnym imprezy, o ile wyrazi taką chęć, i Organizator nie będzie miał nic przeciwko. Patron Medialny może liczyć na:
    • poinformowanie o objęciu patronatem na stronie internetowej wydarzenia i oficjalnym wydarzeniu na portalu Facebook,
    • umieszczenie logo Patrona z dostarczonym przez niego adresem www na stronie internetowej imprezy w dziale „Partnerzy” i w rotatorze,
    • umieszczenie logo Patrona we wkładce informacyjnej dodawanej do pakietów startowych uczestników imprezy,
    • ewentualne inne ustalenia, które zostaną omówione z Organizatorem i przez niego zatwierdzone.
  8. Akredytowany będący Patronem Medialnym jest zobowiązany do:
    • wszystkich ustaleń zawartych w punkcie 6.,
    • poinformowanie o objęciu patronatem na swoich kanałach medialnych,
    • umieszczenie reklamy imprezy (np. banneru) w widocznym miejscu na swojej stronie,
    • ciągłego informowania o poczynaniach imprezy, które będą przesyłane przez Organizatora do Patrona w formie mailowej lub innymi wcześniej ustalonymi kanałami komunikacji.
  9. Patron Medialny nie musi pojawić się na imprezie, jeśli zgłosi on to wcześniej organizatorowi (np. przez brak dostępnych ludzi). W tym wypadku przyznane akredytacje medialne zostaną anulowane, a drugi podpunkt punktu 6. niniejszego regulaminu nie będzie traktowany jak obowiązujące zobowiązanie.
  10. W przypadku niewywiązania się przez Akredytowanego z zobowiązań wymienionych w punkcie 6. i 8. Trafi on na listę mediów nieobsługiwanych, a także będzie on musiał:
    • zwrócić koszt wykorzystanych akredytacji zgodnie z cennikiem wejściówek kupowanych na imprezie zawartym na jej stronie internetowej,
    • w przypadku bycia Patronem Medialnym uiścić opłatę wystawioną przez organizatora na stosownym rachunku za usługę reklamową, którego kwota będzie uzależniona od poziomu niewywiązania się, a także czasu i rodzaju ekspozycji Patrona w materiałach i kanałach medialnych imprezy.
  11. W przypadku, gdy Akredytowany nie ma możliwości wywiązać się ze swoich zobowiązań, ma on prawo zrezygnować po uprzednim poinformowaniu Organizatora. Ewentualne kary z tego wynikające będą zależne od kroków podjętych na rzecz Akredytowanego do tej pory przez Organizatora. Jednak każde takie zgłoszenie będzie łagodniej potraktowane niż jego całkowity brak.
  12. Zgłoszenia na akredytację medialną należy składać do dnia 24 czerwca 2022 r. włącznie. Wnioski wysłane po tym terminie będą automatycznie odrzucane.
  13. Akredytacje medialne są przyznawane w formie kodów do wykorzystania w systemie Fouton.pl. Należy je wykorzystać przed końcem rezerwacji na imprezę, czyli do dnia 10 lipca 2022 r. włącznie. Po tym terminie wykorzystanie kodów będzie niemożliwe.
  14. Akredytowany otrzyma od Organizatora odpowiedniki wejściówki Last Minute we wcześniej ustalonej ilości. Pakiet startowy wchodzący w jej skład jest opisany na stronie internetowej wydarzenia w dziale „Wejściówki”. 
  15. Organizator na prośbę Akredytowanego może przechować jego rzeczy w bezpiecznym miejscu, którym jest Konwentowe Zaplecze.
  16. W sprawach nieuwzględnionych w Regulaminie decydują odpowiednie zapisy Kodeksu Cywilnego i ewentualnie Kodeksu Karnego.
  17. Nieznajomość powyższego Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.

Jeśli wyrażasz zainteresowanie nawiązaniem z nami współpracy, to zachęcamy do kontaktu przez nasz formularz kontaktowy.