Oświadczenie w związku z zagrożeniem epidemiologicznym

Drodzy konwentowicze,

Jak zapewne zauważyliście, wczoraj został ostatecznie odwołany Pyrkon przez wzgląd na zagrożenie epidemiologiczne, które uniemożliwiało organizatorom tej imprezy jej realizację. Od wczoraj dostajemy też od Was pytania, co w związku z tym, bo wielokrotnie podkreślaliśmy, że ewentualna zmiana naszych planów w kwestii organizacji tegorocznego Animatsuri, jest uzależniona od tego, czy wspomniana wcześniej impreza się odbędzie. Teraz wiemy, że Pyrkonu nie będzie i w gronie ekipowym toczymy cały czas dyskusję na temat tego, jakie powinniśmy poczynić kroki w obliczu tej sytuacji. Niestety trudno nam jest podjąć ostateczną decyzję, więc postanowiliśmy wyłożyć kawę na ławę i po prostu powiedzieć, jak jest.

Czysto teoretycznie nie musimy jeszcze podejmować w tej chwili decyzji o tym, że odwołujemy konwent. Możemy poczekać nawet do końca czerwca, bo nasz największy wydatek przed konwentem, zaliczka za CKS, może być uiszczona nawet tydzień przed imprezą, więc wstrzymując się do końca czerwca mamy bardzo małe wydatki do poniesienia, ale są i tu się rodzi problem. Jak zapewne wiecie, jesteśmy stowarzyszeniem, a to oznacza, że nie mamy zarobków per se. Nikt w naszej organizacji nie otrzymuje żadnego wynagrodzenia za to, że organizuje konwent, a koszty prowadzenia naszej działalności są pokrywane w całości z tego, co uda nam się zebrać w ramach organizowanych przez nas imprez (plus składki członkowskie, ale to naprawdę nie są duże pieniądze). W każdym razie, jeśli wydamy jakieś pieniądze z wejściówek w ramach przygotowań do konwentu i ostatecznie ten konwent nie będzie mógł się odbyć, to nie będziemy mieli wystarczająco dużo pieniędzy, aby pozwracać Wam pieniądze w związku z odwoływaną imprezą, a nie chcielibyśmy powtórki z 2016 roku, gdzie większość wygenerowanego przez naszą imprezę długu, musiał być pokrywany z prywatnych środków zarządu stowarzyszenia, abyśmy mogli dalej działać. Innymi słowy, zwroty mogłyby się opóźnić, albo nie bylibyśmy w stanie zwrócić Wam pełnej kwoty opłaconej wejściówki.

To jest oczywiście czarny scenariusz, w którym zakładamy, że zagrożenie w kraju będzie nadal na tyle wysokie, że nawet w sierpniu nic się nie zmieni w kwestii organizacji imprez tego typu. Jednak są też inne możliwości, w których impreza się odbywa, ale to wcale nie znaczy, że odbywałaby się ona bezproblemowo. Musimy pamiętać, że konwenty są dość specyficznymi imprezami, głównie przez wzgląd na nocleg zapewniany przez nas, który byłby idealnym miejscem do rozprzestrzeniania się wirusów. Zatem może powinniśmy w takim razie zrobić konwent bez noclegu na wzór zachodnich imprez? Jednak ilu z Was faktycznie byłoby zainteresowane uczestnictwem w takim konwencie? Choć moglibyśmy spróbować załatwić większe zniżki dla naszych uczestników w okolicznych hotelach, to jednak cena hotelu nadal będzie wielokrotnie wyższa od naszej opcji minimum, więc byłby to dla Was dodatkowy wydatek do poczynienia, który w obecnej sytuacji gospodarczej może się okazać zbyt wysoki. Natomiast niezależnie od samej kwestii dotyczącej noclegów, czy jesteście pewni, że uczestnictwo w konwencie będzie dla Was bezpieczne? Samo wprowadzenie rygoru sanitarnego (na jaki nas stać) nie da 100% pewności, że nikt się nie zarazi.

Te wszystkie sprawy są o tyle istotne, że mogą mieć negatywny wpływ na frekwencję na naszej imprezie. Natomiast jeśli nie uda nam się zebrać odpowiedniej ilości uczestników, to również nie będziemy w stanie wszystkiego pokryć z wpływów z wejściówek i znów pojawia się widmo niewypłacalności, tylko tym razem może się okazać, że nasze straty z 2016 roku okażą się naprawdę niewielkie w porównaniu do tego, co mogłoby nas czekać w tym roku. Oczywiście to nie jest tak, że nie monitorujemy stanu rezerwacji, aby móc ewentualnie wcześniej zareagować, ale im dłużej zwlekamy, tym więcej musimy wydać. Nie uciekniemy przed tym, bo nie da się zorganizować tak dużej imprezy bez wcześniejszych wydatków.

To są nasze rozterki w tej kwestii i choć wiele przesłanek mówi nam, że lepiej przenieść naszą imprezę na przyszły rok, to mimo wszystko naprawdę chcemy zorganizować ten konwent. Każdemu z nas przyda się ta chwila odprężenia się w jakimś innym od własnego domu miejscu i jeśli moglibyśmy zorganizować w tym roku Animatsuri, to chcielibyśmy spróbować to zrobić, ale nie zrobimy tego konwentu bez Was, naszych uczestników. W związku z tym chcielibyśmy poznać Waszą opinię w tej sprawie, więc mamy do Was kilka pytań:

  1. Czy uważacie, że powinniśmy się jeszcze wstrzymać z podjęciem decyzji o odwołaniu Animatsuri? Tak nie dalej, jak do końca czerwca.
  2. Czy bylibyście zainteresowani Animatsuri bez stref noclegowych?
  3. Jeśli jesteście nieletni, zapytajcie się swoich rodziców, jakie jest ich zdanie na ten temat? Czy w ogóle możecie sobie pozwolić na uczestnictwo, a także czy Was w ogóle puszczą na taką imprezę w obecnych realiach?
  4. Czy w razie, gdyby doszło do odwołania Animatsuri, bylibyście w stanie się pogodzić z nieco mniejszymi zwrotami (nie więcej jak 30% wpłaconej kwoty), co pozwoliłoby nam nie wpaść w długi. Oczywiście, gdybyście woleli zwyczajnie przepisać wejściówkę na przyszły rok, to również istniałaby taka możliwość, chodzi nam tylko o sytuację, w której wolelibyście otrzymać od razu zwrot za dokonaną akredytację.

Napiszcie nam odpowiedzi na te pytania na Facebooku, lub poprzez formularz kontaktowy na naszej stronie. Są to dla nas istotne informacje, które pozwolą nam podjąć najlepszą decyzję. Jednocześnie w związku z zaistniałą sytuacją postanowiliśmy opóźnić start rezerwacji, zgłoszeń wystawców i atrakcji o tydzień, więc jeśli podejmiemy decyzję o niewstrzymywaniu prac, rozpoczną się one 1 maja. Z góry dziękujemy za wyrozumiałość i trzymajcie się mocno i zdrowo.

Roger Waszkiewicz
Prezes Zarządu
Stowarzyszenie Animatsuri

%d bloggers like this: